To-do-Listen führen zu Burnout oder Herzinfarkt, aber auf keinen Fall zu einem gelassenen, selbstbestimmten Unternehmerleben. Es gibt zwei wesentliche Eigenschaften, die To-do-Listen so belastend machen. Sie unterscheiden nicht zwischen „dringend“ und „wichtig“ und sie werden immer länger. Sie geben einem das Gefühl, dass man nie fertig wird, immer mehr machen müsste und im Inneren eigentlich weiß, dass man nicht an den richtigen Dingen arbeitet. Dies gilt für digitale genauso wie für handschriftliche To-do-Listen.
DIE ALTERNATIVE: Wenn Sie Ziele erreichen wollen, müssen Sie sich dafür Zeit reservieren. Kalendereinträge funktionieren viel besser als To-do-Listen. Der „DEFAULT CALENDAR“ ist deswegen seit Jahrzehnten eines der Standard Tools bei ActionCOACH. Die erfolgreichsten und zufriedensten Unternehmer blocken sich Aufgabenzeiten in ihren Wochenkalender und arbeiten dann ohne Unterbrechungen, Ablenkungen, Emails oder Telefonate an einem Thema.
Zudem sparen Sie einen Haufen Zeit, wenn Sie Aufgaben bündeln und Emails z. B. nur noch zu festen Zeiten zweimal am Tag lesen, schreiben und beantworten. Blocken Sie Termine für wiederkehrende Aufgaben: „Emails/Kommunikation“, „Administrative Aufgaben“, „Mitarbeitergespräche“, „Meetings“, „Buchhaltung/Controlling“, „Planung“ etc.
Dabei muss nicht die ganze Woche komplett verplant sein. Lassen Sie Zeiten offen. Planen Sie nicht Termin an Termin. Und wenn Sie einmal nur 80% der Zeiten einhalten, ist das auch okay. Das ist immer noch eine besser organisierte Woche als bei 90% Ihrer Marktbegleiter.
Wichtige Dinge werden also nicht in endlose Aufgabenlisten geschrieben, sondern in passende Kalenderslots eingetragen. Sie reservieren Zeit, um die Aufgabe zu erledigen. Je wichtiger desto früher. Wichtige Aufgaben sollten Sie so früh wie möglich am Tag einplanen und Emails so spät wie möglich. Wenn Sie einmal Ihr Email-Postfach geöffnet haben, werden Sie fremdbestimmt. Jeder will etwas von Ihnen. Selbst wenn Sie danach einen geblockten Zeitraum für konzentriertes Arbeiten haben, Sie werden mit den Gedanken beim Tagesgeschäft und Ihren Emails sein.
Ständige Ablenkung ist heute das Hindernis Nummer eins für effizienteres Arbeiten. Sei es aufgrund lauter Büros, vieler paralleler Kommunikationskanäle oder der Schwierigkeit zu entscheiden, was davon nun unsere Aufmerksamkeit am meisten benötigt.
Sich ganz auf eine Sache konzentrieren zu können wird damit zu einer wertvollen und entscheidenden Fähigkeit im Unternehmer-Alltag.
Cal Newport beschreibt in seinem Buch „Deep Work“, welche Vorteile konzentriertes Arbeiten für uns hat. Wer heute noch glaubt ständig erreichbar sein zu müssen und regelmäßig Multi- Tasking betreibt, erfährt in diesem Buch, was wirklich erfolgreich macht. Das Gute: Sie können konzentriertes Arbeiten lernen. Wenn Sie mit den reservierten Zeitblöcken arbeiten, wird Ihr Gehirn darauf trainiert und Sie werden mit der Zeit immer weniger offen für Ablenkungen sein.
Regel 1: Termine im Kalender haben absolute Priorität. Behandeln Sie sie genauso wie Termine mit Kunden oder externe Termine.
Regel 2: Wenn es nicht im Kalender steht, wird es nicht gemacht.
